Centro de ayuda

Instalar en iPhone o iPad

1. Abre app.krowspace.com en Safari.
2. Toca Compartir y luego Añadir a pantalla de inicio. Si aparece Abrir como app web, déjalo activado.
3. Confirma KrowSpace y toca Añadir. El icono verde abre Mis negocios; inicia sesión con tu correo y segundo factor cuando se solicite.

La aplicación necesita conexión a internet. Si guardaste un acceso antes de esta actualización y conserva otro icono, elimina ese acceso y añádelo de nuevo.

Planeación financiera del propietario

1. Abre Planeación en tu negocio. Revisa los costos, la inversión y las notas del escenario importado. Puedes descargar el archivo original.
2. Confirma IVA y costos variables, incluyendo comisiones. Completa unidades, días y minutos disponibles, y las ventas previstas por producto. Usa 0 para los productos que no venderás.
3. Consulta ventas mínimas, margen y ocupación requerida. Una ocupación superior al 100% no cabe en la capacidad configurada. La suma mensual no garantiza horarios específicos.
4. Ajusta la rampa de 12 meses y la caja disponible después de invertir. Guarda el escenario o crea una copia para comparar. Las tarifas de planeación son independientes de las tarifas de reserva.
5. Registra únicamente egresos ya pagados, con una referencia única. Si hay un error, anula el registro con un motivo y crea el correcto. Anular no devuelve dinero; el historial se conserva.

Primeros pasos del propietario

Abre tu negocio desde Mis negocios y revisa Inicio. Allí verás los datos y políticas guardados, los horarios, espacios, tarifas y fotos de cada sede. El botón Siguiente abre la sección que falta completar. Puedes planear las puertas mientras llegan los equipos. Revisa cobros, equipo y publicación antes de comenzar a recibir clientes.

Tarifas, imágenes y horarios

1. En Espacios, usa Añadir tarifa para un precio nuevo. Para cambiar un precio existente, abre Editar en su espacio y despliega la tarifa. Actualizar tarifa conserva el total de las reservas ya creadas.
2. La modalidad por hora solo necesita un precio. Jornada y Día también necesitan inicio y fin. Introduce el precio final en COP, con impuestos confirmados.
3. Usa Añadir imagen para cargar fotos o un plano. Cada imagen tiene su propio editor para descripción, orden y portada. Los planos quedan disponibles solo para el equipo autorizado.
4. En Configuración, abre Editar sede y horarios. Puedes copiar el lunes a martes-viernes y ajustar cada día. Guarda la sede para aplicar los cambios. Para festivos o cierres puntuales, usa Añadir fecha especial en Espacios.
5. Los paneles conservan lo escrito al cerrarlos durante la misma visita. Cierra con Escape o con el botón superior. Navegar a otra sección o recargar puede descartar los cambios sin guardar.

Organizar espacios en un plano

1. En Espacios, usa Añadir imagen y elige Plano interno y su sede. Sube un plano real en JPG, PNG o WebP y abre Organizar plano.
2. Elige un espacio y toca el plano para colocarlo. Puedes arrastrar su marcador, usar las flechas del teclado o los botones de ajuste. Mayús con una flecha avanza diez puntos.
3. Usa Guardar distribución para aplicar las posiciones. Quitar del plano solo retira el marcador. Descartar cambios recupera tu último guardado. Cada imagen tiene su propia distribución; añade una descripción para distinguir pisos.
4. Si otra persona guardó cambios, la aplicación conserva tu borrador y pide recargar la versión guardada antes de continuar. Recargarla descarta tus ajustes locales. Navegar o recargar la página también puede descartar cambios sin guardar.
5. Los planos son privados. Solo propietarios y administradores con acceso a la sede pueden organizarlos. La ubicación visual no cambia reservas, tarifas ni permisos de puertas.

Reservas y pagos

1. Elige la sede y el espacio. Puedes consultar horarios sin ingresar.
2. Consulta horarios disponibles para la fecha, duración y personas. Selecciona uno para completar inicio y fin. El cupo se verifica nuevamente al reservar.
3. Ingresa con tu correo para retomar la fecha, tarifa, personas y horario elegidos. Revisa el total y las políticas; al crear la reserva, el horario se separa durante 15 minutos. La consulta y el ingreso no separan cupos.
4. Paga por Wompi o en recepción. La reserva queda confirmada al validar el pago.
5. Consulta tu reserva y la credencial de acceso en Mis reservas. Cada credencial tiene su propia vigencia.

Recepción

1. Verifica tu segundo factor y abre la agenda de la sede.
2. Cambia entre Día y Semana, filtra por sede, espacio o estado y busca por nombre, correo o referencia. Abre un día desde la semana para ver su detalle. Usa Anterior y Siguiente para recorrer todas las reservas y entradas abiertas.
3. Personas en la sede muestra las entradas abiertas ahora, aunque consultes otra fecha o busques una reserva distinta. El filtro de sede y espacio sí limita esa lista. Registra la salida desde cualquier página.
4. Crea la reserva y registra solo pagos efectivamente recibidos.
5. Registra cada visitante al entrar y al salir. Una apertura de puerta no reemplaza el registro de visita.
6. Revisa las pausas por limpieza o incidentes antes de recibir al cliente. Coordina las reservas ya confirmadas con administración.
7. Revisa diferencias y registra el cierre de tu turno.

Cancelaciones y solicitudes

El plazo de cancelación aparece en cada reserva. Si necesitas una devolución, corregir información, ejercer tus derechos sobre datos personales o presentar una queja, usa Contactar al negocio en Mis reservas. El operador revisará las condiciones y los derechos aplicables a tu caso. Una cancelación no prueba que el dinero haya sido devuelto.

Puertas, PIN y QR

En Mis reservas aparecen el PIN y el QR confirmados por el equipo, según los métodos habilitados para la puerta. La vigencia se muestra junto a la credencial. El QR es personal: no lo compartas. Si administración te presta una tarjeta NFC, solo permite la puerta y ventana indicadas; devuélvela a recepción al terminar.

Preparar puertas sin equipo

Administración puede guardar una puerta desde Acceso, elegir la sede y marcar los espacios que necesitan pasar por ella. Deja el equipo y su identificador pendientes hasta instalarlo. Guarda la prueba física y la automatización sin marcar. Al llegar el hardware, vincula la puerta detectada y completa las pruebas.

Apertura desde recepción

Verifica a la persona y registra un motivo antes de solicitar una apertura. La orden vence en 30 segundos. Controlador confirmó indica que el equipo aceptó la solicitud; recepción verifica el paso del visitante. Ante Resultado incierto, revisa la puerta antes de solicitar otra apertura. La aplicación no repite automáticamente una orden enviada.

Si falla el acceso

La apertura inicial funciona con personal presente. Si la credencial no está confirmada, consulta a recepción. Ante una falla de internet, el equipo verifica la reserva y aplica el procedimiento local. Una revocación pendiente puede tardar hasta recuperar conexión. La salida de emergencia debe funcionar sin depender de esta aplicación.

Administración

Configura sedes, capacidad, horarios, tarifas y políticas antes de publicar. Invita al personal con el rol y las sedes que necesita. El propietario puede cambiar permisos o desactivar a una persona desde Equipo. Retira invitaciones que ya no correspondan. Revisa pagos en estado de revisión, facturas pendientes, conectores sin conexión y la auditoría.

Festivos y horarios especiales

En Espacios, administración puede cerrar una fecha o definir una apertura y un cierre diferentes. Esa fecha reemplaza el horario semanal de la sede. Si afecta reservas vigentes, reubícalas o cancélalas antes de guardar. Volver al horario semanal retira la excepción con la misma comprobación. Los festivos se configuran según la operación de cada sede.

Reportes de cobros

En Reportes, elige fechas y sede para consultar pagos aprobados, paquetes, pagos en revisión y devoluciones. Cada movimiento usa su fecha de registro; las reservas consumidas con un paquete no se suman como un nuevo cobro. Recepción ve sus propios registros y administración las sedes autorizadas. Puedes descargar un CSV sin datos de clientes. Los estados pueden cambiar al conciliar pagos; el reporte no modifica los cierres guardados.

Limpieza

1. Revisa la hora, el responsable y la próxima reserva de la tarea.
2. Inicia tu tarea cuando el espacio esté desocupado. Se pausan nuevas reservas y entradas registradas hasta entregar el espacio.
3. Si una tarea en curso queda sin responsable, usa Tomar tarea en curso para continuarla.
4. Al terminar, selecciona Terminar y entregar espacio. Avisa a recepción si el trabajo supera el tiempo disponible.

El perfil de limpieza no muestra clientes ni ventas.

Incidentes del espacio

Reporta problemas desde Incidentes sin incluir datos de clientes. Administración decide si pausa nuevas reservas y registra la solución antes de cerrar. Las reservas existentes y sus credenciales siguen vigentes; recepción coordina los cambios y las medidas presenciales. Ante un riesgo inmediato, usa el canal de emergencia de la sede.

Copia de los datos del negocio

El propietario puede descargar una copia completa desde Configuración. El archivo incluye datos personales y fotografías: guárdalo en un lugar privado. Archivo generado indica que el servidor terminó; confirma también que el navegador completó la descarga. Si falla, vuelve a intentarlo. Tu responsable técnico puede verificar la integridad del archivo. Esta copia no contiene contraseñas, llaves de proveedores ni credenciales de puerta.